Analizamos la validez del DNI electrónico (DNIe) del administrador y socio único de una sociedad como certificado digital de esa entidad.

Por un lado, mediante la renovación del Documento Nacional de Identidad o solicitud de un nuevo DNI hace que el Ministerio de Interior, a través de la Dirección General de la Policía, como autoridad de certificación, expida los nuevos documentos incorporando un chip criptográfico con la información digital sobre el titular.

Por otro lado, la Fabrica Nacional de Moneda y Timbre, mediante el departamento CERES es otra autoridad de certificación que emite certificados electrónicos. El certificado de la FNMT es admitido prácticamente por todas las administraciones, algunos trámites como por ejemplo el uso del sistema Red internet de la Seguridad Social requiere la expedición del certificado SILICON que ellos emiten. El certificado de la FNMT es el de referencia para el uso de las sede electrónica de la AEAT, por eso nos centramos en él, pero existe un extenso listado de emisores admitidos.

La diferencia entre el DNIe del administrador y el certificado de la FNMT que obtenga la sociedad, es que el primero representaría al administrador como persona física, y el segundo a la sociedad como persona jurídica. En el ámbito de la AEAT, por ejemplo, el administrador con su DNIe no podrá acceder y tramitar asuntos de la sociedad pues son sujetos con diferente personalidad.

En definitiva, será necesario tramitar un certificado, como el de la FNMT que indicamos, de persona jurídica para la sociedad, con el que operar en nombre de la misma. Como se usa sobre todo en el ámbito tributario, la AEAT actúa como entidad de validación, acudiendo a una administración de la AEAT con un certificado de vigencia y cargo del administrador de la sociedad expedido por el Registro Mercantil, su DNI y la solicitud del certificado realizada en la web de la FNMT-CERES. A las 24 horas se podrá volver a la web de la FNMT-CERES para descargar el certificado en el mismo ordenador y navegador que se utilizó para realizar su solicitud. El certificado, un archivo instalado en el navegador, podrá ser exportado para su importación y uso en otros equipos o navegadores o para realizar copias de seguridad del mismo.

Otras fuentes de certificación son por ejemplo el Registro Mercantil (SCR servicio certificación de registradores), expiden certificados criptográficos (en soporte físico) de persona física, jurídica, profesional, representante… que también es admitido de forma general en las administraciones.

Un saludo.

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¿En qué casos es posible compatibilizar una actividad por cuenta propia, mientras se disfruta de excedencia por cuenta ajena?

           

Si se está disfrutando de un periodo de excedencia, ¿es compatible con ponerse de autónomo? Sí, si se trata de una excedencia voluntaria y siempre que no exista concurrencia desleal con la empresa en la que se está en excedencia.

Por ejemplo, si es una excedencia por cuidado de hijos o familiares habría que tener cuidado porque podría ser incompatible con esa excedencia y si la empresa se entera proceder al despido.

Respecto al régimen de Seguridad Social, la cotización para la cobertura de la prestación económica por IT derivada de contingencias comunes es obligatoria (con alguna excepción), y se formaliza con una mutualidad.

Lo particular en este caso respecto a la IT es que nos encontraríamos en un periodo de excedencia. Durante la excedencia, por ejemplo como decíamos antes, por cuidado de hijos, la empresa te da de baja y se suspenden las cotizaciones,  pero se crea una ficción legal por la que considera los dos primeros años de excedencia con reserva del puesto de trabajo como período de cotización efectiva, pero solo a efectos de las prestaciones de la Seguridad Social por jubilación, incapacidad permanente, muerte o supervivencia y maternidad.

Una de las excepciones a la obligación de cotizar por IT en el RETA es precisamente que también se esté de alta en el régimen general, en ese caso, cotizar por IT en el RETA sería voluntario. Ahora bien, ¿se puede considerar que mientras se está de excedencia, esa “ficción legal” que mencionábamos permitiría renunciar a la cotización por IT? La respuesta es que no, que durante la excedencia se está de baja en el régimen general aunque se considera periodo cotizado para determinadas prestaciones.

Por otro lado, la cotización por contingencias profesionales es voluntaria salvo excepciones. Cotizar por contingencias profesionales da derecho a prestaciones relacionadas con accidentes y enfermedad profesional (AT y EP). Además para tener derecho a la prestación por cese en la actividad es necesario cotizar por el cese de la actividad (el desempleo de autónomos). Respecto a la cobertura de dichas contingencias profesionales en el RETA, hay que tener en cuenta que los AT/EP cubiertos lo son en relación al tipo de actividad a desarrollar.

Un saludo.

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En qué situaciones es correcto dotar provisiones, analizamos este tipo de operaciones desarrollando el supuesto de que nuestra empresa va a ser, por ejemplo, auditada.

En primer lugar hay que indicar que la cuenta a usar en el pasivo serían las cuentas de provisiones del subgrupo 14 (529 si es a corto plazo). Por tanto, creemos conveniente realizar las siguientes advertencias sobre la contabilización de provisiones bajo el PGC vigente (RD 1514/2007):

Según indica la norma de registro y valoración 15ª las provisiones deben corresponderse con pasivos sobre los que recae algún tipo de incertidumbre, acerca de su importe o de su vencimiento. Se valorarán por la suma actual de la mejor estimación posible del importe necesario para cancelar la obligación futura contraída.

En base a lo anterior, si lo que se pretende contabilizar, por ejemplo, son las contingencias que pudieran derivar de la auditoría anual de las cuentas, como ciertas responsabilidades para la sociedad de tipo administrativo, societario o fiscal, el asiento correspondiente sí se realizaría ajustado a la NRV 15ª: cargando la cuenta de gasto por naturaleza correspondiente contra el abono de la cuenta de provisiones más apropiada (por responsabilidades nº 142, impuestos nº 141, etc.). Por ejemplo:

(623) Servicios de profesionales independientes

DEBE                                                   a                                                  HABER

Provisión para otras responsabilidades (142)

Si por ejemplo, la dotación corresponde a una cantidad fija, constante y conocida cada mes (hasta final de ejercicio) por el coste de los servicios que se recibirán del auditor en el futuro, no se darían las condiciones de indeterminación necesarias para reconocer provisiones. En este caso, el importe y el vencimiento estarían perfectamente determinados, por lo que sólo cabría registrar los gastos de servicios de profesionales independientes (por la auditoría de cuentas) atendiendo a su devengo, así como, en su caso, anticipos, etc.

Un saludo.

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Supongamos que se descubre un error en la declaración de IVA del trimestre anterior consistente en haber incluido repetido un importe de IVA a deducir (por un gasto duplicado), de esta forma el resultado final declarado fue erróneo por obtener una menor cuota a pagar, o por obtener una mayor cuota a compensar.

En ambos casos, se debe realizar la declaración complementaria de IVA con todos los datos correctos (eliminando la cuota duplicada de IVA deducible). En esta liquidación se pagará la diferencia de IVA no pagada en la declaración anterior que se sustituye, o figurará una menor cantidad de IVA a compensar en las siguientes declaraciones. Hay que tener en cuenta que la declaración complementaria hace referencia a la errónea, a la cual sustituye a todos los efectos. Además es probable que la AEAT mande una propuesta de liquidación por recargo si la cuota a pagar fuera mayor ahora.

Respecto a la contabilidad, debemos asegurarnos de que en los libros registro que llevemos quede corregido el error, eliminando la duplicidad del gasto.

En cuanto a la forma de realizar la corrección, la Orden de 4 de mayo de 1993 por la que se regula la forma de llevanza y el diligenciado de los libros-registros en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas indica en su apartado 4.2 que las anotaciones se realizarán por orden de fechas, y que en caso de error se deberá realizar la corrección de forma inmediata, tan pronto como ésta se advierta. Debemos tener en cuenta que es un requisito de los libros registro que las operaciones se encuentren numeradas por lo que anular el apunte erróneo podría alterar esta numeración.  Recomendamos corregir el gasto incorrecto y dejar una nota aclaratoria. Para corregir el gasto incorrecto, se puede incluir en el libro registro un apunte de signo contrario con la fecha en la que se detectara el error, con el mismo concepto e importe. Este apunte compensará el gasto anotado erróneamente. Además, esta forma de proceder se hace más necesaria aún si el error procede de un trimestre anterior, por la obligación de rectificar la declaración fiscal. De esta forma, figuraría en los libros registro anotación tanto del error como de su corrección

Un saludo.

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